Os princípios da administração moderna dizem que ter produtos em estoque significa ter prejuízos, pois o espaço físico é utilizado para uma atividade não produtiva e corre-se o risco de perder produtos por causa de prazo de validade vencido. Entretanto, os itens têm de estar sempre à disposição do usuário. Alcançar o ponto de equilíbrio para ter o menor estoque possível, sem que nunca falte nenhum produto, é um dos maiores desafios da área de logística.

Na área hospitalar, essa regra deve ser seguida à risca. Se houver medicamentos em excesso, aumenta a possibilidade de que algum deles perca a validade e seja ministrado. Se faltar produtos, o paciente não é tratado. Para garantir que seus estoques estejam em equilíbrio, a Liga Paranaense de Combate ao Câncer (LPCC), localizada em Curitiba, desenvolveu internamente um sistema de gestão das informações médicas que consegue determinar, em tempo real, a posição de cada item e quando devem ser efetuadas as próximas compras.

O processo começou em 1991, com a adoção do Dataflex, ferramenta de desenvolvimento de sistemas produzida pela Data Access e que está entre as mais utilizadas na área de saúde. Antes dessa época, a entidade utilizava apenas alguns sistemas descentralizados para a área de faturamento. Segundo Albert van Geert de Jager, responsável pelo departamento de informática da LPCC, o Dataflex atende bem às necessidades da instituição. "Existem no mercado produtos que possuem mais recursos, mas são bem mais caros, mais difíceis de usar e é preciso investir muito na infra-estrutura de computação", completa. Hoje, a LPCC conta com cerca de 80 máquinas conectadas à rede interna, boa parte delas rodando ainda em DOS. "O software ainda nos ajudou a manter boa parte do hardware que tínhamos, o que é muito bom para uma instituição que tem recursos limitados".

A automação do hospital começou pelos sistemas de faturamento e, atualmente, mais de 30 aplicativos rodam sobre a plataforma Dataflex. "Nossa menina dos olhos é a prescrição médica", afirma Jager. A introdução desse aplicativo, em 1993, acabou com a possibilidade de erros na ministração de medicamentos. "Muitos itens têm nomes semelhantes, mas aplicações completamente diferentes. Com a introdução do sistema, cada médico coloca as prescrições diretamente na rede, podendo escolher o produto de cinco maneiras diferentes", explica. O sistema também checa se há alguma inconsistência nas informações. Dessa forma, é possível evitar que uma criança receba a dosagem destinada a um adulto, por exemplo.

Um dos principais sistemas adotados na farmácia da LPCC controla a compra e o estoque dos medicamentos da farmácia. O programa calcula qual foi o consumo de cada item nos últimos 60 dias e projeta quando deverá ocorrer a próxima compra de produtos. "Como a posição de estoque é verificada em tempo real, ganhamos muita segurança e praticamente acabamos com o problema de falta de medicamentos", comemora Jager. O sistema calcula qual o ponto mínimo do estoque (já levando em conta o tempo gasto entre fazer o pedido e receber o produto) e, quando este valor é atingido, informa que chegou o momento de adquirir o medicamento. "O pedido ainda não é feito automaticamente, pois preferimos que ele seja aprovado por alguém responsável", afirma.

Os chefes de departamento podem requisitar pedidos acima da quantidade sugerida pelo sistema. Se, por um lado, isso traz agilidade para adquirir produtos que são pouco usados, evidencia a dificuldade cultural de acreditar nas informações dadas pelo computador. "Existem pessoas que pedem muito mais do que seria necessário, pois têm medo de que o sistema tenha errado os cálculos", exemplifica Jager. "Nesse caso, procuramos conversar com quem fez o pedido e mostrar que pode-se comprar uma quantidade menor, sem prejuízo para o atendimento".

A Liga Paranaense de Combate ao Câncer trabalha hoje com menos medicamentos que há alguns anos, mas a eficiência aumentou. "Era comum ter um estoque grande de um produto e ter outro em falta. Reduzimos em 50% a quantidade de itens com estoque abaixo do mínimo, mas os que sobraram são produtos raramente usados". O sistema de prescrição informa ao médico se o produto requisitado está em baixa ou em falta. "Ao mesmo tempo em que isso permite escolher um medicamento similar, permite que verifiquemos por que o pedido que já foi feito ainda não chegou", comenta Jager.

Com a informatização da prescrição médica, abriu-se caminho para a criação de um prontuário eletrônico dentro da instituição. "Queremos registrar eletronicamente todas as informações referentes aos pacientes e que são importantes para os médicos", comenta Jager. Como os pedidos de medicamentos são feitos por meio do sistema, o acúmulo de informações no banco de dados do complexo hospitalar permitirá montar o histórico de cada pessoa atendida pela entidade. "Em nosso caso, isso é ainda mais importante que em outros hospitais, pois um tratamento quimioterápico recebido há anos tem de ser levado em conta no momento de estabelecer uma nova medicação", explica. O sistema também permite acompanhar o histórico de utilização de determinado medicamento. É possível saber quanto foi requisitado em que data, por qual funcionário, para ser aplicado em determinado paciente.

Como a informatização da LPCC começou há oito anos, grande parte das informações ainda estão registradas em papel. O banco de dados, por enquanto, só contém aquilo que foi digitado pelos médicos. A intenção é, aos poucos, passar os prontuários tradicionais para meio eletrônico. "Isso facilitará muito a consulta, pois não será mais necessário manusear pastas", conclui Albert Jager.

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