Desde 1975 no mercado, 400 mil clientes atendidos e mais de 38 mil imóveis comercializados, todos construídos dentro do Distrito Federal, a PaulOOctávio destaca a otimização nos processos, a mobilidade e agilidade na programação como os fatores determinantes na adoção do Visual DataFlex

Lúcio Preto Rodrigues, analista de sistemas da PaulOOctávio nos conta a história desta admirável empresa que tem uma das mais baixas taxas de turn over no mercado da construção civil brasileira e os benefícios da adoção do VDF:

Perfil do cliente

A PaulOOctávio Investimentos Imobiliários foi fundada em 1975 por Paulo Octávio Alves Pereira. A empresa nasceu com o objetivo de comercializar imóveis e, posteriormente, incorporar e construir. Hoje é uma das maiores e melhores empresas do ramo em Brasília. Contabiliza 38 mil imóveis entregues, atendendo a mais de 400 mil clientes no Distrito Federal com seus 2,7 milhões de m² de obras construídas. Sempre em busca de novas soluções aos desafios do mundo moderno, a PaulOOctávio implantou na indústria da construção civil conceitos e projetos inovadores.

Numa postura de vanguarda iniciou, em 1991, um programa pioneiro de alfabetização dos operários por meio de salas de aula implantadas nos canteiros de obras. Também desenvolveu um projeto gratuito de transporte e alimentação balanceada para seus funcionários. Logo depois, implantou o SESMT, moderno projeto de engenharia de segurança e medicina do trabalho, contratando profissionais qualificados e enquadrando a empresa dentro das rígidas normas vigentes. Hoje, a PaulOOctávio se orgulha dos operários alfabetizados, em respeito ao compromisso de valorizar seus mais de 5 mil colaboradores.

Em 1991, lançou o primeiro edifício comercial inteligente da região Centro-Oeste, o Number One, dotado de dispositivos de controle, manutenção e segurança totalmente gerenciados por computador, colocando Brasília frente a frente com a mais moderna tecnologia. Nessa busca constante, lançou prédios inteligentes com gestão condominial mais eficiente e técnicas construtivas cada vez mais consolidadas dentro de princípios ambientalmente responsáveis e ecologicamente corretos. O primeiro deles é o Residencial Dario Cardoso, que chega ao mercado com importantes itens de preservação ambiental, como coletores solares para aquecimento de água, esquadrias de madeira certificada, coleta seletiva de lixo, armazenamento de chuva, dentre outros.

Para suprir a lacuna deixada pelo Sistema Financeiro da Habitação lançou, em 1993, o Plano Fácil - linha de financiamento desenvolvida pela empresa, em que é permitida ao cliente a quitação do seu imóvel em até 60 meses, sem burocracia e dispensa de despesas contratuais. Em 2007, lança projeto inédito e arrojado, o Invest Time. Trata-se de um amplo programa elaborado para orientar com preciosas informações quem deseja fazer um bom negócio. Um leque de possibilidades é apresentado aos vários níveis de investidores por meio de cartilha explicativa e consultores especialmente treinados. O cliente conta com total apoio, desde a escolha do imóvel ideal até a melhor condição de financiamento que atenda à sua situação.

Mais um passo foi dado em 1996 com o lançamento da linha de residenciais inteligentes, levando a alta tecnologia a serviço dos moradores. A PaulOOctávio inaugurou, no dia 21 de abril de 1998, o Brasília Shopping, que conquistou, pelo seu conjunto, o Prêmio Master Imobiliário 1997, o Oscar da construção civil nacional, na categoria Empreendimento. Em 2001, repetiu o feito ao conquistar o Prêmio Master Imobiliário, com a inauguração do Brasília Alvorada Hotel. Em 2003, o empreendimento Quadra Parque, na 311 Norte, conquistou o mesmo prêmio pela terceira vez. Em 2007, recebe pela quarta vez a mesma premiação, agora na categoria Preservação do Patrimônio, com a revitalização do Brasília Palace Hotel. Com essa iniciativa, a PaulOOctávio traz de volta ao cenário de Brasília a primeira obra inaugurada na nova capital, refazendo uma parte de sua história. A PaulOOctávio transformou-se, portanto, na única empresa brasileira a receber por quatro vezes o Prêmio Master Imobiliário, sendo três deles na mesma categoria. A empresa também foi agraciada mais de dez vezes com o prêmio Imagem Empresarial, da Gazeta Mercantil, além de ter recebido diversos outros prêmios.

Além das atividades nas áreas de construção, incorporação e vendas no mercado de imóveis, a PaulOOctávio também atua em vários outros ramos. Em 2007, lançou sua própria bandeira hoteleira, a Plaza Brasília Hotéis, que integra quatro dos seis hotéis que compõem o grupo - Kubitschek Plaza, Manhattan Plaza, St. Paul Plaza e Brasília Palace Hotel - além do Brasília Alvorada Hotel e Studio In, somando o total de 2.008 apartamentos, sete restaurantes, cinco bares e vários auditórios para convenções. Tem atuação forte no mercado de concessionárias de automóveis, sendo proprietária da maior revendedora Fiat/Alfa Romeo do Centro-Oeste, a Bali Automóveis, que implantou, em primeira mão no Distrito Federal e uma das primeiras no Brasil, uma tecnologia avançada na hora de fazer a repintura dos carros com tintas à base d’água, considerada a técnica mais ecológica do mundo. Integram, ainda, às Organizações PaulOOctávio, atividades ligadas aos ramos de publicidade - Gabinete de Criação, Propaganda e Marketing - e shopping centers - Brasília Shopping, Terraço Shopping, Taguatinga Shopping e Iguatemi Shopping (em construção no Lago Norte), além de estar em andamento um projeto de shopping center em Ceilândia. Por fim, atua no setor de comunicações com um canal de televisão (TV Brasília) e quatro emissoras de rádio (JK FM, Mix FM, Rádio Globo AM e Rádio Bandeirantes AM). Em 2005, passou a atuar na área de corretagem de seguros, por meio da criação da empresa Terraço Corretora de Seguros.

Os mais recentes lançamentos de sucesso são o Residencial Ministro Marcelo Pimentel e o Centro Empresarial Parque Brasília. No primeiro, a PaulOOctávio Investimentos Imobiliários traz para a cidade um empreendimento que é sinônimo de conforto e sofisticação. Trata-se de um edifício localizado na SQSW 300, que contará com 20 apartamentos de aproximadamente 200 metros quadrados e quatro coberturas com cerca de 400 metros quadrados. O prédio, que tem previsão de entrega para 2011, é um empreendimento para quem procura qualidade de vida, espaço e conforto. Certamente é a melhor localização à venda no Sudoeste. Também pertence à linha de residenciais ambientalmente responsáveis, que oferece itens como paisagismo com espécies típicas da região, uso de energia solar para aquecimento de água das piscinas dos apartamentos duplex e armazenamento de água de chuva para irrigação de jardins, entre outros.

O Centro Empresarial Parque Brasília é um edifício comercial com 304 unidades - sendo 284 salas, 10 lojas e 10 escritórios - além de 544 vagas de garagem. Com projeto arquitetônico moderno e inovador, o empreendimento é marcado por linhas leves, com espaços agradáveis, um átrio monumental e muitos jardins. Entre subsolos, térreo, andares e cobertura, o edifício será composto por sete pavimentos. A localização é um de seus principais diferenciais. Situado em lote de esquina na quadra 1, do Setor de Indústrias Gráficas, ao lado do Eixo Monumental e do bairro Sudoeste, o empreendimento fica a menos de cinco quilômetros da Esplanada dos Ministérios, da nova Câmara Distrital, do Fórum e da rodoviária.

Necessidades do cliente

Como somos pioneiros no desenvolvimento em DataFlex, a maioria dos nossos sistemas foram concebidos na versão 2.3. Com as inovações das versões visuais sentimos a necessidade de convertê-los para o Visual DataFlex. São vários os pontos positivos que nos fizeram tomar esta decisão. Abaixo citaremos alguns:

• Facilidade na manutenção e criação de novos aplicativos com total suporte no ambiente de desenvolvimento integrado;
• Facilidade na integração com o pacote Office para geração automática de contratos, cartas e etiquetas de acordo com parametrização previamente realizada;
• Maior quantidade de informações disponíveis na tela do usuário final.

Resultados e benefícios da solução Data Access

Após a migração para Visual DataFlex, certamente o maior benefício foi a otimização nos processos. As informações gerenciais ficaram mais detalhadas pela composição dos resultados. A apresentação visual foi um fator importante na observação da implantação. Foi possível também dar vida a novos projetos que no ambiente anterior faltava recursos necessários. Do ponto de vista dos colaboradores finais a implantação do Visual DataFlex na PaulOOctávio agregou maior sofisticação dos recursos. Já na visão da equipe de desenvolvimento, a implantação do Visual DataFlex também trouxe mobilidade e agilidade na programação, pois a partir disto puderam contar com um ambiente integrado de desenvolvimento que é um dos grandes diferenciais entre o Visual DataFlex e outras soluções.

Temos um site todo desenvolvido com a tecnologia VDF Web Application Server. O site www.standpo.com.br conta com toda estrutura para atender as necessidades do departamento de vendas. Todos os usuários envolvidos no processo de vendas fazem interação com o sistema e seus diversos stands de vendas localizados nos canteiros de obras. Recepcionistas, Consultores de Vendas, Supervisores e Gerência fazem do site uma ferramenta de trabalho no dia-a-dia. Antes da implantação do site a conexão era feita via Terminal Service, o que demandava muitas dificuldades para acessar as informações. Hoje o acesso é feito de forma simples, prática e rápida. Através dos lançamentos feitos no site, também são extraídos relatórios para o departamento de Marketing para posteriores mudanças de estratégias de vendas.

Atualmente contamos com 1052 views, 774 reports e 494 arquivos de dados. Não utilizamos uma ferramenta específica para geração de relatórios, apenas os recursos do próprio Visual DataFlex.

São vários os recursos interessantes no Visual DataFlex. Facilidade de interação do banco entre as várias versões da linguagem. Geração do debug automático na compilação. O Studio está agora muito mais amigável. Em resumo, a cada versão lançada temos a certeza que novos recursos estarão sendo disponibilizados.

A seguir descrevemos as principais características dos sistemas desenvolvidos em Visual DataFlex:

Gestor Administrativo e Financeiro

O propósito do sistema é gerenciar a parte de recebimentos e pagamentos da empresa. No módulo de Recebimentos, após feita a pré-venda do imóvel no GDV, o pedido é importado para o GAF que vai fazer a atualização monetária das parcelas do cliente, a parte de cobrança bancária, geração de contratos etc. Já no módulo de Pagamentos, o sistema gerencia os pagamentos de despesas geradas a partir da construção dos empreendimentos e despesas administrativas, sendo que a maior parte dos pagamentos são feitos eletronicamente.

Gestor Administrativo e Imobiliário

Este sistema é responsável por todas as etapas que envolvem a locação de um imóvel. Dentre elas se destacam: administração, locação, pagamentos, recebimentos, emissão de boletos, retorno de pagamento, emissão de contratos, emissão de cartas, emissão de etiquetas, renovação de contratos, repasse de aluguel, controles de IPTU/TLP, controles de cobrança, vistorias de entrada e saída, caixas e bancos, controle condominial, reajustes, renovações, encerramentos, etc.

Gestor de Obras

O Gestor de Obras contempla todos os processos envolvidos na construção de novas unidades da PaulOOctávio. O sistema contempla alguns módulos que são de suma importância na execução dos processos de construção, são eles:

• Estoque: neste módulo são realizadas as requisições de materiais por parte das obras. Contamos com uma central de estoque que faz o primeiro atendimento e caso não tenha o produto, a requisição é então encaminhada para o departamento de compras. A requisição é feita da seguinte forma: o almoxarife faz a solicitação dos materiais para a central de estoque, mas primeiramente deverá ser aprovada pelo engenheiro e depois pelo gerente; a requisição só irá seguir para central de estoque se o gerente autorizar. Em seguida ela vai para a central, caso tenha o estoque irá emitir uma nota fiscal de transferência e encaminhar o produto para a obra. Na emissão da nota fiscal de saída é gerado um arquivo XML que já é encaminhado para a secretaria de fazenda do DF. Em seguida é emitida a nota fiscal eletrônica que acompanhará o material até sua chegada na obra. Caso a central de estoque não tenha o produto, a requisição segue para aprovação do gerente do estoque central, posteriormente para a diretoria e só então após todas estas autorizações a requisição segue para o departamento de compras. Ao departamento de compras compete fazer as devidas cotações. Após a compra o material segue diretamente para a obra na qual deverá dar entrada na nota fiscal para compor o estoque de sua própria obra.
• Empreiteiros: neste módulo são realizados todos os processos que envolvem contratos que a PaulOOctávio tem com prestadores de serviços. São realizadas as medições nas etapas da construção. O pagamento aos empreiteiros contratados se dá da mesma forma que no estoque, ou seja, só é autorizado após a liberação de todos os envolvidos no processo.
• Custos: neste módulo encontra-se tudo relacionado a informações de custos físicos e financeiros. São lançados rateios, folha de pagamento, fundo fixo, etc. Neste módulo consegue-se extrair tudo que já foi gasto na execução da obra, o percentual de execução, o valor do metro quadrado construído e até o valor de custo de cada unidade.
• Assistência técnica: após a construção do empreendimento pela PaulOOctávio, existe uma equipe que é responsável por eventuais problemas que possam surgir nas unidades. É feito o contato com o responsável pela assistência técnica no qual faz o pronto atendimento.
• Mensagens: este módulo foi desenvolvido como mais uma opção de recurso na comunicação entre os usuários do sistema.
• Recursos humanos: neste módulo são realizados os controles de ponto, refeições e outros controles da área.

Gestor de Almoxarifado

Semelhante ao gestor de obras, o gestor de almoxarifado satisfaz as necessidades dos departamentos internos da PaulOOctávio. Todas as solicitações de materiais são feitas neste sistema. Da mesma forma há um estoque central que faz o primeiro atendimento. As solicitações realizadas e seus atendimentos são alocados em cada centro de custo pertinente.

Gestor de Banco de Horas

Sistema utilizado pelo departamento de pessoal para acompanhamento de lançamentos de férias, abonos, atestados, feriados, ou seja, controlar o saldo de dias a crédito ou a débito para futuras conferências.

Gestor de Vendas

É responsável pelo controle de reserva, estoque e vendas de unidades da PaulOOctávio.

• Vendas: nesse módulo é feito o cadastro de cliente, cadastro e Unidade, Tabela de Valores de Unidades. Após o cliente ser cadastrado e gerado um pedido de reserva vinculando a unidade ao cliente, fazendo a baixa no estoque e gerando a previsão de recebimento para a empresa. Após a venda ser concretizada com sucesso e gerando um arquivo para ser importado pelo recebimento da Empresa.
• Atendimeto ao Cliente: este módulo controla todo o processo legal desde a emissão do pedido de venda até a assinatura do contrato. O módulo também acompanha todo o histórico na unidade e do cliente. Em caso de manutenção ou reforma das unidades o módulo de atendimento ao cliente é quem controla.
• Controle de Tabela: nesse módulo são cadastradas todas as tabelas para as unidades. Com isso a empresa é capaz de manter o histórico desde o início da obra até a data atual.

Visão de futuro

A curto prazo queremos desenvolver um sistema via web para captar todas as solicitações de atendimento de suporte técnico em todos os setores da PauloOOctávio.

A médio prazo, implementaremos novos recursos para o site já existente de apoio aos stands de vendas www.standpo.com.br.

E a longo prazo planejamos fazer a conversão de todos os projetos que atualmente estão na versão 7 para a versão 15 do VDF.

PAULOOCTÁVIO INVESTIMENTOS IMOBILIÁRIOS

www.paulooctavio.com.br

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